Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen, Krankenkassenbescheinigungen, Arbeitszeitnachweise oder Elternzeit: Im Laufe eines Arbeitsverhältnisses entstehen zahlreiche Dokumente, die sicher aufbewahrt und jederzeit nachvollziehbar verfügbar sein müssen.
Mit einer digitalen Personalakte bekommt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine zentrale, strukturierte Akte – statt Informationen in Papierordnern, Outlook-Postfächern, Netzlaufwerken und verschiedenen HR-Systemen zu verteilen.

Digital gespeichert ist noch nicht digital organisiert.
Ein eingescannter Arbeitsvertrag auf dem Netzlaufwerk macht noch keine digitale Personalakte. Entscheidend ist, dass Dokumente eindeutig zugeordnet, schnell gefunden und Zugriffe nachvollziehbar geregelt werden können.
Eine professionelle digitale Personalakte schafft dafür die richtige Struktur:

• zentrale Zuordnung aller Dokumente pro Mitarbeitenden
• rollenbasierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
• nachvollziehbare Zugriffe auf sensible Informationen
• Fristen und Termine im Blick behalten
• schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten
• eine prozessfähige HR-Dokumentation

Denn: Digital gespeichert bedeutet nicht automatisch, dass Informationen auch compliance-tauglich organisiert sind.

Von der Einstellung bis zum Ausscheiden.
Die digitale Personalakte begleitet den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Dokumente können von der Einstellung über das laufende Arbeitsverhältnis bis zur Archivierung nach dem Ausscheiden zentral verwaltet werden.
Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeits- und Ausbildungsverträge
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitszeitnachweise
• Krankenkassen- und Versicherungsunterlagen
• Nachweise zu Elternzeit und Mutterschutz
• Pflegezeitnachweise und weitere Sonderdokumente

Sensible Mitarbeiterdaten brauchen besonderen Schutz.
Personaldokumente enthalten Informationen, die nicht für jeden bestimmt sind. Deshalb geht es bei einer digitalen Personalakte nicht nur um Komfort, sondern vor allem um Datenschutz, Zugriffsrechte und nachvollziehbare Prozesse.
Die Lösung schafft eine zentrale digitale Personalakte und unterstützt eine revisionssichere Ablage sowie die strukturierte Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten. Gleichzeitig können Berechtigungen so organisiert werden, dass Informationen nur den Personen zur Verfügung stehen, die sie tatsächlich benötigen.

Mehr als nur ein digitaler Aktenschrank.
Richtig eingesetzt wird die digitale Personalakte zur Grundlage für moderne HR-Prozesse. On- und Offboarding lassen sich strukturierter begleiten, Fristen und Termine besser überblicken und wiederkehrende HR-nahe Abläufe automatisieren.
Auch Self-Services für typische HR-Anfragen können eingebunden werden. So entsteht aus einer reinen Dokumentenablage Schritt für Schritt eine digitale HR-Organisation, die Zeit im Tagesgeschäft spart und gleichzeitig mehr Transparenz schafft.

Digitale Personalakte, die zu deinem Unternehmen passt.
Gemeinsam schauen wir uns an, wie Personaldokumente heute bei dir abgelegt und bearbeitet werden. Wo gibt es Medienbrüche? Welche Informationen liegen an unterschiedlichen Stellen? Welche Zugriffsrechte werden benötigt und welche Prozesse können sinnvoll digitalisiert oder automatisiert werden?
Darauf aufbauend entwickeln wir einen Lösungsrahmen, der zu deinem Unternehmen und deinen HR-Prozessen passt – von der zentralen Personalakte über Datenschutz und Berechtigungen bis hin zu digitalen Workflows.
Bereit für weniger Papier und mehr Struktur in der Personalarbeit?

Lass dir die digitale Personalakte einfach einmal zeigen. In einer individuellen Demo schauen wir gemeinsam, wie du deine Personaldokumente sicher organisierst und gleichzeitig deine HR-Prozesse einfacher gestalten kannst.